Zakelijke voorwaarden

Deze voorwaarden gelden tussen BillieMe en de zaak, organisator of ondernemer ("jij") die de BillieMe Business-app gebruikt. Voor gasten gelden de consumentenvoorwaarden.

BillieMe wordt aangeboden door [BV-naam] (in oprichting), [adres], KvK-nummer [KvK-nummer], btw-id [btw-id]. Zakelijke vragen: business@billieme.com.

1. Wat BillieMe doet

• BillieMe levert software: de Business-app, de Terminal-app, het keuken-/barscherm, de kaartverkoop, de gastenlijst en de vindbaarheid van je zaak in de BillieMe-app (Ontdek en Zoeken).
• Betalingen lopen via Stripe (Stripe Connect). Je sluit voor je account ook de Stripe Connected Account-overeenkomst. Stripe doet de identiteitscontrole (KYB) en houdt het geld; BillieMe houdt geen geld vast.
• Jij bent de verkoper van wat je aanbiedt (eten, drinken, tickets) en de wederpartij van je gasten. BillieMe is daarbij een tussenpersoon.

2. Plannen en kosten

Alle bedragen zijn incl. btw.

• Alleen menukaart (gasten zien je kaart en bestellen en betalen bij jou aan de bar of kassa): gratis, want de bestelling loopt niet via BillieMe.
• Start: 1 gekoppeld apparaat (één bestelscherm of één bar-scanner), tot 3 medewerkers, onbeperkt menukaarten. Pro: onbeperkt bestelschermen en stations, de Terminal-kassa, rollen en de andere Pro-functies uit de app.
• Betaalmethoden: gasten betalen alleen met de methoden die jij in de Business-app aanzet.
• Betaalkosten tegen kostprijs: precies wat Stripe rekent (bijvoorbeeld iDEAL | Wero €0,29; standaard EER-kaart 1,5% + €0,25; Terminal 1,4% + €0,10), plus de uitbetalingskosten (0,25% + €0,10 per uitbetaling en €2 per maand waarin we uitbetalen). Geen opslag.
• Saldo-bestellingen: plan-% + 1% saldo-afhandeling.
• Groepsbillie waarbij iedereen zelf betaalt: elke gast betaalt zijn eigen deel apart en draagt zelf de splitkosten (€0,49 per persoon bij een deel onder €10, €0,99 vanaf €10; €0 met saldo). Die dekken de betaalkosten van zijn betaling; jij betaalt daarover alleen het plan-%.
• Tickets: de koper betaalt €0,99 servicekosten per betaald ticket (€0,49 onder €10); gratis tickets €0. Jij betaalt de betaalkosten tegen kostprijs.
• Gratis aanmelden: Start tot 1.000 aanmeldingen per kalenderjaar, Pro onbeperkt.
• De kosten worden binnen het bedrag van elke bestelling ingehouden. De gast betaalt nooit meer dan je menu- of ticketprijs, behalve de splitkosten die een gast zelf kiest bij een Groepsbillie waarin iedereen apart betaalt.
• Elke maand staat er een kostenoverzicht in de Business-app (Financiën → Kostenoverzicht).
• Prijswijzigingen kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan. Een jaarplan houdt 12 maanden dezelfde prijs.
• Een abonnement via Apple loopt via je Apple ID; opzeggen en terugbetaling gaan dan volgens Apple.

3. Uitbetalen

• Stripe betaalt je saldo wekelijks op maandag uit, na de gebruikelijke wachttijd van Stripe. Je kunt het ritme zelf kiezen. Een directe uitbetaling kost 1% (minimaal €0,50), tegen kostprijs.
• Een negatief saldo (bijvoorbeeld na een terugbetaling) haalt Stripe van je volgende uitbetalingen of van je bankrekening.

4. Terugbetalingen, annuleren en geschillen

• Een bestelling terugbetalen: jij beslist over een terugbetaling, voor de hele bestelling of per regel. De gast krijgt het bedrag van die regels terug op zijn betaalmethode; was een regel voor een vriend, dan gaat de terugboeking van diens deel af. Jij krijgt alleen het plan-% van BillieMe over dat bedrag terug; de betaalkosten krijgen wij ook niet terug van Stripe.
• Een evenement annuleren: kopers krijgen automatisch 100% terug, servicekosten inbegrepen, binnen 14 dagen. Onze fee en de betaalkosten van die tickets betaal jij. Ze worden een kostenpost die we met je volgende verkopen en bestellingen verrekenen, maximaal 10% per order. Deurverkoop gaat ook terug, vanaf je eigen account.
• Een evenement verplaatsen: kopers kiezen of ze hun ticket houden of binnen 14 dagen 100% terugkrijgen (zelfde kosten als bij annuleren).
• Geschillen (chargebacks): het betwiste bedrag haalt Stripe van je account. De disputekosten (€20 per kaartgeschil, die Stripe ons rekent; iDEAL | Wero kent geen geschillen) worden ook een kostenpost, met dezelfde verrekening (max 10% per order).

5. Wat je zelf regelt

• De juistheid van je menu, prijzen, allergenen, openingstijden en evenementen. Een verkeerde prijs op je menu is jouw prijs.
• Allergenen: een menu dat BillieMe voor je inleest (van je website of een foto/pdf) of een allergenen-voorstel uit de app is alleen een voorstel. Gasten zien allergenen pas als jij ze hebt bevestigd; anders zien ze "Allergeneninformatie niet beschikbaar". Jij blijft verantwoordelijk voor de allergeneninformatie (EU-verordening 1169/2011).
• De wet: btw op je verkopen, de Alcoholwet (geen alcohol onder 18; BillieMe controleert de leeftijd van het account en toont "18+ · VRAAG ID" bij de overhandiging, maar jij controleert het ID), vergunningen en de veiligheid van je evenement.
• Je personeel en wie welke rechten heeft in de Business-app.

6. Gasten-gegevens en de verwerkersafspraak

Voor de gastenlijst, uitnodigingen voor besloten feesten en de gegevens die je over je eigen gasten in de Business-app zet, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is BillieMe verwerker (AVG art. 28). Daarvoor geldt:

1. BillieMe verwerkt die gegevens alleen om de dienst te leveren (gasten binnenlaten, tickets bezorgen, de deur-app) en alleen op jouw instructie.
2. Medewerkers van BillieMe die erbij kunnen, hebben geheimhouding.
3. Beveiliging: versleuteld transport en opslag, toegang alleen via je account en de rollen die jij geeft, logging.
4. Subverwerkers: Google Cloud / Firebase (opslag en servers, EU-regio europe-west4, Nederland), Stripe (betalingen), SendGrid (e-mail voor ticketlevering en uitnodigingen) en Twilio (sms). Voor het inlezen van je menukaart en allergenen-voorstellen gebruiken we Anthropic (Claude); daarvoor gaan alleen je menu- en zaakgegevens mee, geen gastgegevens. Bij een nieuwe subverwerker laten we het je vooraf weten en kun je bezwaar maken.
5. Bewaartermijn: namen en e-mailadressen op een gastenlijst wissen we 90 dagen na het einde van het evenement. Eerder wissen kan zelf in de app ("Wis naam").
6. We helpen je bij verzoeken van gasten (inzage, verwijderen) en melden een datalek binnen 48 uur nadat we het ontdekken.
7. Na beëindiging verwijderen we je gastgegevens, behalve wat de wet ons laat bewaren (zoals de financiële administratie, 7 jaar).

Voor accounts van gasten, betalingen en tickets als financieel record is BillieMe zelf verantwoordelijk (zie de privacyverklaring).

7. Vindbaarheid in Ontdek en Zoeken (P2B art. 5)

Je zaak staat in Ontdek en Zoeken zodra hij geverifieerd en actief is, in elke rij van de categorieën die je kiest (en bij Terrassen als je een terras hebt). Binnen een rij bepalen deze punten de volgorde, in deze volgorde:

1. Wat er nu is: openbare evenementen die nu lopen of vandaag beginnen, daarna zaken die nu open zijn;
2. afstand tot de gebruiker, als die zijn locatie deelt (dichtbij eerst; zonder locatie telt dit niet);
3. daarna latere evenementen (op datum), dan gesloten zaken, en uitverkochte evenementen als laatste;
4. bij gelijke stand: de naam.

De rij In de buurt toont wat nu open is of vandaag gebeurt binnen 3 km (aangevuld tot 10 km als er weinig is). De rijen zelf staan in een vaste volgorde die met het seizoen meebeweegt (Terrassen staat van april t/m september hoger). Zoeken vindt je op naam, plaats, soort en keuken of genre.

Er is geen betaalde plaatsing: een plan (Start of Pro) verandert de volgorde niet. Verandert dit, dan passen we deze sectie aan en laten we het je 15 dagen vooraf weten.

8. Opschorten en beëindigen (P2B art. 4)

• Je kunt je account en abonnement altijd beëindigen (een jaarcontract loopt tot het einde van de termijn).
• BillieMe kan je zaak opschorten of beëindigen bij fraude, een wetsovertreding, herhaalde klachten van gasten, of wanneer Stripe je account sluit. We laten je vooraf en met een motivering weten waarom (je krijgt een bericht met de reden, en de reden staat bij je zaak in de app) (bij een beëindiging minstens 30 dagen vooraf, behalve bij fraude of een wettelijke plicht). Je kunt binnen die tijd reageren.

9. Klachten (P2B art. 11)

Een klacht of bezwaar dien je in de Business-app in: Profiel → Hulp → Klacht of bezwaar (of via billieme.com/nl/contact). We bevestigen binnen 2 werkdagen en geven binnen 14 dagen een inhoudelijk antwoord. Komen we er niet uit, dan kun je naar een bemiddelaar; die noemen we bij de definitieve versie.

10. Wijzigingen

Wijzigingen in deze voorwaarden kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan (P2B vraagt minstens 15). Ben je het niet eens, dan kun je in die tijd kosteloos opzeggen.

11. Aansprakelijkheid en recht

• BillieMe is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gemiste omzet door een storing, behalve bij opzet of grove schuld. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot de fees die je in de 12 maanden ervoor betaalde.
• Nederlands recht; de bevoegde rechter te Rotterdam.